Objet, portée et acceptation
Le présent Avertissement s'applique à toute entreprise cliente (ci-après l'« Employeur » ou le « Client ») qui souscrit à un abonnement KronoPaie, que ce soit par provisionnement en libre-service ou par entente conclue avec Groupe DVDG, ainsi qu'à toute personne agissant en son nom (administrateurs, gestionnaires de paie, personnel des ressources humaines) dans l'utilisation du portail kronopaie.ca ou des applications KronoPaie Admin et KronoPaie Employé.
Le présent document constitue un contrat d'adhésion au sens de l'article 1379 du Code civil du Québec : ses stipulations sont rédigées par Groupe DVDG Ltée et proposées telles quelles, sans possibilité de négociation individuelle pour la grande majorité des clients. Il est mis à la disposition du Client de façon claire et visible au moment de la création du compte et demeure accessible en tout temps sur le site kronopaie.com.
En accédant au service KronoPaie, en créant un compte ou en poursuivant son utilisation, l'Employeur reconnaît avoir pris connaissance du présent Avertissement, l'avoir compris et en accepte les termes. Cet Avertissement s'ajoute, sans la remplacer, à la Politique de confidentialité et, le cas échéant, à toute entente écrite particulière conclue avec Groupe DVDG.
Nature de l'outil : une aide au calcul et à la gestion, pas un conseil professionnel
KronoPaie est un outil logiciel d'aide au calcul et à la gestion de la paie, du pointage et des ressources humaines. Il automatise des calculs et centralise des renseignements à partir des paramètres, des taux, des règles et des données que l'Employeur configure et saisit lui-même dans la plateforme.
KronoPaie n'est pas un conseiller juridique, fiscal ou comptable, et son utilisation ne constitue pas et ne remplace pas un avis juridique, fiscal ou comptable. Groupe DVDG ne pratique pas le droit, la fiscalité ni la comptabilité et n'agit pas à ce titre envers l'Employeur.
L'Employeur demeure en tout temps seul responsable de s'assurer que sa paie, ses pratiques de gestion du temps et ses dossiers d'employés respectent les lois et règlements qui lui sont applicables (notamment en matière de normes du travail, de fiscalité, de retenues à la source et de protection des renseignements personnels), et il est invité à consulter un professionnel qualifié pour toute question de cette nature.
Paramètres saisis par l'Employeur et conformité de sa paie
Les calculs produits par KronoPaie dépendent directement de l'exactitude des paramètres configurés et des données saisies par l'Employeur ou par les personnes qu'il autorise à utiliser la plateforme, notamment :
- Taux de salaire, taux horaires et échelles salariales propres à chaque employé
- Seuils, exemptions et paramètres fiscaux applicables à l'entreprise
- Jours fériés, congés et règles de congé propres à l'entreprise ou à son secteur d'activité
- Statut d'emploi, horaires, zones de pointage et règles d'heures supplémentaires
- Tout autre renseignement ou paramètre configurable dans la plateforme
Exactitude et mise à jour des calculs
Groupe DVDG s'efforce de maintenir le moteur de calcul de KronoPaie à jour en fonction des taux, seuils et règles généralement applicables et connus à une date donnée, dans la mesure raisonnable des moyens dont il dispose. Cette mise à jour ne constitue toutefois pas une garantie que le moteur reflète, à tout instant, l'ensemble des changements législatifs, réglementaires ou administratifs pouvant survenir, ni les particularités propres à une convention collective, un contrat individuel de travail ou un secteur d'activité donné.
L'Employeur doit signaler à Groupe DVDG, dans les meilleurs délais, toute anomalie, incohérence ou résultat qui lui paraît incorrect dans un calcul de paie, afin de permettre une vérification et, le cas échéant, une correction rapide. Un signalement tardif peut aggraver les conséquences d'une anomalie et sera pris en considération dans l'appréciation des responsabilités respectives des parties.
Vérification des données avant le versement de la paie
Avant de transmettre une paie au versement ou de la considérer comme finale, l'Employeur doit examiner et valider les données et les résultats produits par KronoPaie (notamment les heures, les taux, les retenues et les montants nets). Cette étape de vérification demeure sous l'entière responsabilité de l'Employeur, qui conserve le contrôle final sur toute paie versée à ses employés.
Cette obligation de vérification ne diminue en rien les efforts d'exactitude de Groupe DVDG décrits à la section précédente; elle reconnaît plutôt que l'Employeur est la seule partie en mesure de confirmer que les données saisies et les résultats obtenus correspondent bien à la réalité de son entreprise et de ses employés.
Disponibilité du service et maintenance
Groupe DVDG met des efforts raisonnables à maintenir KronoPaie accessible et fonctionnel, mais ne garantit pas une disponibilité ininterrompue ou exempte d'erreurs. Le service peut être temporairement indisponible en raison de maintenance planifiée, de mises à jour, d'interventions correctives non planifiées, ou de circonstances hors du contrôle raisonnable de Groupe DVDG (voir la section Force majeure).
- Groupe DVDG informe raisonnablement à l'avance, lorsque cela est possible, des interruptions de maintenance planifiée susceptibles d'affecter des opérations critiques (ex. traitement d'une paie)
- Des interruptions non planifiées peuvent survenir sans préavis pour des raisons de sécurité, de stabilité technique ou d'incidents impliquant les fournisseurs d'infrastructure de Groupe DVDG
- L'Employeur devrait éviter de planifier le traitement d'une paie à la toute dernière minute, afin de disposer d'une marge raisonnable en cas d'indisponibilité imprévue
Usage professionnel seulement
KronoPaie est un logiciel-service destiné exclusivement à un usage commercial et professionnel, par des entreprises agissant à titre d'employeur. Il n'est pas conçu, offert ni destiné à un usage personnel, familial ou domestique par un particulier agissant pour ses propres besoins. Toute personne physique qui accède à KronoPaie le fait en sa qualité de représentant, d'employé ou de mandataire d'une entreprise cliente, et non à titre de consommateur.
Propriété intellectuelle et marques
KronoPaie, son architecture logicielle, son interface, sa documentation et la marque « KronoPaie » demeurent en tout temps la propriété exclusive de Groupe DVDG ou de ses concédants. L'abonnement au service confère à l'Employeur un droit d'utilisation limité, non exclusif et non transférable, pour la durée de son abonnement, à des fins internes de gestion de sa propre paie et de son propre personnel — aucun droit de propriété sur le logiciel n'est cédé. Les renseignements et données propres à l'Employeur et à ses employés demeurent la propriété de l'Employeur, sous réserve des droits de traitement nécessaires à la fourniture du service, tels que décrits dans la Politique de confidentialité.
Limitation de responsabilité
Dans toute la mesure permise par la loi, la responsabilité de Groupe DVDG envers l'Employeur, pour quelque cause que ce soit liée à l'utilisation de KronoPaie (y compris une erreur de calcul, une interruption de service ou une perte de données), exclut les dommages indirects ou consécutifs, notamment la perte de profits, la perte de revenus ou de chiffre d'affaires, la perte d'exploitation, la perte de données et les dommages punitifs ou exemplaires.
Cette exclusion ne s'applique toutefois pas de manière à priver l'Employeur d'une réparation réelle pour un dommage direct découlant d'une erreur imputable à Groupe DVDG dans l'exécution du service; une telle réparation demeure possible, sous réserve du plafond prévu à la section suivante.
Ce que cette limitation ne couvre jamais
Conformément à l'article 1474 du Code civil du Québec, rien dans le présent Avertissement n'exclut ni ne limite la responsabilité de Groupe DVDG pour le préjudice matériel causé par une faute intentionnelle ou une faute lourde, ni, en aucun cas, pour un préjudice corporel ou moral causé à autrui. Ces exceptions priment sur toute autre stipulation du présent document.
Par ailleurs, et dans un souci de cohérence avec l'importance que revêt la protection des renseignements personnels dans un service de paie et de dossiers d'employés, l'exclusion des dommages indirects ou consécutifs prévue à la section « Limitation de responsabilité » ne s'applique pas aux coûts raisonnables directement engagés par l'Employeur en réponse à un incident de confidentialité attribuable à un manquement de Groupe DVDG à ses obligations de protection des renseignements personnels. Ces coûts demeurent néanmoins soumis, comme tout autre dommage direct, au plafond de responsabilité prévu à la section suivante, sous réserve des exceptions prévues au premier paragraphe de la présente section.
- « Une personne ne peut exclure ou limiter sa responsabilité pour le préjudice matériel causé à autrui par une faute intentionnelle ou une faute lourde; la faute lourde est celle qui dénote une insouciance, une imprudence ou une négligence grossières. » — article 1474, alinéa 1, du Code civil du Québec
- « Elle ne peut aucunement exclure ou limiter sa responsabilité pour le préjudice corporel ou moral causé à autrui. » — article 1474, alinéa 2, du Code civil du Québec
Plafond de responsabilité
Sous réserve des exceptions prévues à la section précédente, la responsabilité totale de Groupe DVDG envers l'Employeur, pour l'ensemble des réclamations liées à un même abonnement, ne peut excéder le total des sommes versées par l'Employeur à Groupe DVDG pour le service KronoPaie au cours des douze (12) mois précédant l'événement à l'origine de la réclamation. Ce plafond s'applique que la réclamation soit fondée sur la responsabilité contractuelle, extracontractuelle ou tout autre fondement, et vise l'ensemble des réclamations cumulées au cours de cette période, et non chacune d'elles séparément.
Force majeure
Groupe DVDG n'est pas responsable d'un manquement ou d'un retard dans l'exécution de ses obligations lorsque celui-ci résulte d'un événement échappant à son contrôle raisonnable, notamment une catastrophe naturelle, une panne majeure ou une indisponibilité prolongée d'un fournisseur d'infrastructure tiers (hébergement, réseau, paiement, courriel transactionnel), une cyberattaque dirigée contre un tel fournisseur, une interruption des réseaux de télécommunication, une pandémie, un conflit de travail, ou une décision d'une autorité gouvernementale. Dans un tel cas, l'exécution des obligations touchées est suspendue pour la durée de l'événement, et Groupe DVDG met des efforts raisonnables pour informer l'Employeur et rétablir le service dans un délai raisonnable.
Indemnisation par l'Employeur
L'Employeur garantit l'exactitude, l'exhaustivité et la légalité des renseignements et des paramètres qu'il fournit ou saisit dans KronoPaie, y compris les renseignements personnels de ses employés. L'Employeur s'engage à indemniser et à tenir Groupe DVDG indemne de toute réclamation, perte, pénalité ou dommage subi par Groupe DVDG et découlant : de renseignements inexacts, incomplets ou fournis sans les autorisations requises; d'un manquement de l'Employeur à ses propres obligations légales à titre d'employeur; ou d'une utilisation de KronoPaie non conforme au présent Avertissement.
Mises à jour du présent document
Groupe DVDG peut modifier le présent Avertissement de temps à autre, notamment pour refléter une évolution du service, de la loi applicable ou de ses pratiques. La version en vigueur, identifiée par son numéro de version et sa date d'entrée en vigueur, est publiée sur le site kronopaie.com. Un changement substantiel fait l'objet d'un avis raisonnable, notamment par courriel ou par avis dans le portail. La poursuite de l'utilisation de KronoPaie après l'entrée en vigueur d'une modification vaut acceptation de celle-ci.
Droit applicable et juridiction
Le présent Avertissement est régi par les lois de la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent. Tout différend qui en découle relève de la compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire de Montréal, sous réserve des règles impératives applicables en faveur d'une partie qui y aurait droit.
Contact
KronoPaie est exploité par Groupe DVDG Ltée (NEQ 1181936858), dont le siège est situé au 2-687 rue Didace, Longueuil (Québec) J4L 3T5, Canada.
Pour toute question concernant le présent Avertissement d'utilisation et limitation de responsabilité, communiquez avec Groupe DVDG par la page /contact du site kronopaie.com. Pour toute question relative à la protection des renseignements personnels, écrivez au Responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@groupedvdg.ca.